Outlook で会議室を検索しても表示されない原因と解決方法

Microsoft 365 の Outlook on the Web で会議室予約をしようとした際に、「+ 会議室の検索を使用して参照する」をクリックしても、目的の会議室が候補に表示されないという事象が発生することがあります。

この問題は、会議室が「会議室一覧配布グループ（ルームリスト）」に所属していないことが原因です。

本記事では、その背景と具体的な解決手順を解説します。

会議室が候補に表示されない原因

Outlook on the Web の会議室検索機能は、「会議室一覧配布グループ（Room List）」をベースに候補の会議室を表示しています。

つまり、特定の会議室を検索候補として表示させるには、会議室を事前に会議室一覧配布グループに追加しておく必要があります。

会議室一覧配布グループ（Room List）とは、複数の会議室をまとめて管理・検索できる配布グループの一種で、通常の配布グループとは異なり、PowerShell でのみ作成・管理可能です。

このルームリストに会議室を登録することで、Outlook や Outlook on the Web の「会議室の検索」欄から目的の会議室が表示されるようになります。

まず、以下の公式手順を参考に Exchange Online PowerShell に接続してください。

New-DistributionGroup -Name "会議室一覧グループ名" -Alias "エイリアス名" -Members "会議室01@example.com","会議室02@example.com" -RoomList

※複数の会議室をまとめて追加する場合はカンマ区切りで指定します。

Get-DistributionGroup -RecipientTypeDetails RoomList

Add-DistributionGroupMember -Identity "会議室一覧グループ名" -Member "会議室アドレス"

Remove-DistributionGroupMember -Identity "会議室一覧グループ名" -Member "会議室アドレス"

Get-DistributionGroupMember -Identity "会議室一覧グループ名"

Remove-DistributionGroup -Identity "会議室一覧グループ名" -Confirm:$false

ルームリストを作成し、対象の会議室を追加した後は、Outlook on the Web の「+ 会議室の検索を使用して参照する」をクリックし、「建物」の欄でルームリスト名を検索してください。

該当する会議室が一覧で表示されるようになります。

ルームリストの作成や変更は、Outlook クライアントや OWA で反映されるまで数時間かかる場合があります。

早期に反映されない場合は、キャッシュクリア等をしてから、しばらく時間を置いてから再度確認してください。

Outlook で会議室が表示されない問題は、会議室一覧配布グループ（ルームリスト）の未設定が主な原因です。PowerShell を使用してルームリストを作成し、会議室を追加することで、会議室検索の利便性が向上します。

社内で複数の会議室を運用している場合は、このルームリストの活用により、ユーザーが簡単に会議室を選択できるようになります。

Microsoft 365 を効率的に活用するために、良ければ参考にしてみてください！