SharePoint のドキュメント ライブラリのアクセス権限を変更して、ファイルの編集・削除を防ぐ方法
業務で複数のメンバーが共同作業を行うSharePoint Onlineのドキュメント ライブラリでは、
ファイルの意図しない編集や削除といったトラブルが発生することがあります。
たとえば、重要な報告書を誤って上書きされたり、提出前の資料が削除されてしまうなど、
情報管理上のリスクが生じかねません。
このような事態を未然に防ぐためには、
ライブラリ内の特定のフォルダーやファイルに対し、
ユーザーごとのアクセス権限を適切に設定することが重要です。
本記事では、「閲覧のみ」の設定を含め、
SharePoint Online のドキュメント ライブラリのアクセス権限を変更する
具体的な方法をご紹介します。
ドキュメント ライブラリのアクセス権限を変更する手順
- 管理者アカウントで、対象の SharePoint サイトにアクセスします。
- 画面右上の歯車アイコンをクリックし、(ドキュメント→)[ライブラリの設定] → [その他のライブラリ設定] を選択します。
- 「権限と管理」セクションにある [このドキュメント ライブラリに対する権限] をクリックします。
- 画面左上の [権限の継承を中止] をクリックします。
- 表示されたメッセージで [OK] をクリックします。
※「固有の権限の削除」と表示されている場合、この手順はスキップして構いません。
- アクセス権限を変更したいユーザーの左側にあるチェックボックスをオンにします。
- 画面上部の [ユーザー権限の編集] または [ユーザー権限の削除] をクリックして適切な権限を設定します。

おすすめの設定:「閲覧のみ」
閲覧専用に設定することで、
ユーザーはファイルを開いて内容を確認することはできますが、
編集や削除といった操作はできなくなります。提出済み資料やテンプレートファイルなど、
変更が加えられると困るファイルに対しては、この設定が有効です。
なお、同一のファイルやフォルダに対して複数の権限が割り当てられている場合、
ユーザーは最も強い権限で動作しますので、
設定には十分ご注意ください。
参考情報
SharePoint Online での情報管理の安全性を高め、
チーム全体の生産性向上につなげていきましょう。
コメント